Wujudkan Tertib Administrasi dan Akuntabilitas, Bawaslu Karangasem Perkuat Tata Kelola Kearsipan

Karangasem– Guna mendukung tertib administrasi dan akuntabilitas pelaksanaan tugas, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Karangasem menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan. Kegiatan ini dilaksanakan di Aula Widya Adhyasta Bawaslu Kabupaten Karangasem pada Rabu (23/9).

Ketua Bawaslu Kabupaten Karangasem, I Nengah Putu Suardika, saat membuka rapat menegaskan bahwa arsip bukanlah sekadar tumpukan kertas, melainkan sumber informasi dan bukti sah pelaksanaan kegiatan kelembagaan. Menurutnya, dokumen yang tercipta dari tugas pengawasan harus dikelola dengan siklus yang benar, mulai dari penciptaan, penyimpanan, hingga penyusutan.

"Pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan merupakan bagian penting dalam mendukung tertib administrasi, akuntabilitas, serta keberlangsungan pelaksanaan tugas dan fungsi kelembagaan Bawaslu Kabupaten Karangasem. Penataan arsip ini perlu dilakukan secara bertahap dan terencana dengan memperhatikan kondisi ruang penyimpanan, SDM, serta sarana yang tersedia," urai Suardika dalam arahannya.

Sejalan dengan hal tersebut, Koordinator Divisi SDM, Organisasi, dan Diklat (SDMOD) Bawaslu Karangasem, I Gede Ari Ardana Putra, menyoroti pentingnya keseragaman tata cara pengelolaan arsip di seluruh unit kerja Bawaslu. Ia mengingatkan agar arsip aktif dan inaktif segera dipisahkan, serta tidak sembarangan dalam melakukan pemusnahan dokumen.

"Arsip harus dikelola secara tertib dan sistematis sehingga mudah ditemukan kembali apabila diperlukan. Saya juga menekankan bahwa pengelolaan arsip ini tidak hanya menjadi tanggung jawab staf pengelola arsip saja, tetapi harus menjadi tanggung jawab kita bersama seluruh jajaran," tegas Ari Ardana.

Untuk memperdalam pemahaman teknis, rapat ini turut menghadirkan Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Karangasem, I Ketut Riatma, sebagai narasumber. Dalam paparannya, Riatma menyoroti pentingnya Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman dasar sebelum melakukan penyusutan atau pemusnahan arsip.

"Arsip tidak bisa langsung dimusnahkan hanya karena usia dokumennya sudah lama. Harus diidentifikasi dan disesuaikan dulu dengan jenis atau seri arsip dalam JRA, apakah masih memiliki nilai guna, nilai pertanggungjawaban, atau nilai kesejarahan," jelas Riatma kepada para peserta rapat. Ia juga menyarankan agar Bawaslu mulai melangkah menuju digitalisasi arsip secara bertahap demi kemudahan akses dan keamanan informasi.

Dari hasil diskusi dan pembahasan dalam rapat ini, Bawaslu Kabupaten Karangasem merumuskan beberapa tindak lanjut yang akan segera dieksekusi. Langkah nyata tersebut meliputi pelaksanaan inventarisasi arsip, pemilahan berdasarkan klasifikasi dan tahun, pencocokan dengan JRA Bawaslu, pelabelan bertahap sesuai skala prioritas, hingga digitalisasi arsip dengan memperhatikan ketersediaan sarana. Bawaslu Karangasem juga akan terus menjalin koordinasi dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam setiap proses penataan maupun penyusutan arsip ke depannya.